Posiadanie mieszkania inwestycyjnego w Krakowie nie oznacza, że trzeba mieszkać w tym samym mieście. W praktyce mamy wielu właścicieli, którzy mieszkają poza Krakowem, a spora część z nich na stałe przebywa za granicą. Dla takich osób najważniejsze jest nie tylko to, żeby mieszkanie dobrze zarabiało, ale również żeby nie wymagało od nich codziennego angażowania się w jego obsługę.
Samo znalezienie gości nie jest dziś największym problemem. Trudność zaczyna się później: trzeba zarządzać cenami, pilnować kalendarzy, organizować sprzątanie, odpowiadać gościom, reagować na awarie, uzupełniać wyposażenie i kontrolować stan mieszkania. Jeżeli właściciel mieszka kilkaset albo kilka tysięcy kilometrów od Krakowa, trudno robić to wszystko samodzielnie.
Dlatego pełne zarządzanie apartamentem powinno oznaczać coś więcej niż prowadzenie ogłoszenia. Naszą rolą jest faktyczna opieka nad nieruchomością na miejscu.
Najem krótkoterminowy na odległość jest możliwy, ale ktoś musi być na miejscu
W najmie długoterminowym właściciel ma zazwyczaj jednego najemcę, a większość spraw pojawia się sporadycznie. W krótkim terminie sytuacja wygląda inaczej. W ciągu miesiąca przez apartament może przewinąć się kilka lub kilkanaście rezerwacji, a każda oznacza przygotowanie mieszkania, komunikację z gościem, sprzątanie i kontrolę przed kolejnym pobytem.
Do tego dochodzi sprzedaż w wielu kanałach, zarządzanie cenami, sezonowość, wydarzenia w Krakowie, opinie gości i zwykła eksploatacja mieszkania. Właściciel mieszkający w Warszawie, Gdańsku, Londynie czy innym miejscu może oczywiście próbować koordynować wszystko telefonicznie, ale wtedy inwestycja szybko zaczyna przypominać dodatkową pracę.
Właśnie dlatego właściciele mieszkający poza Polską często decydują się na pełne zarządzanie. Nie chodzi wyłącznie o wygodę. Chodzi o to, żeby na miejscu był ktoś, kto rzeczywiście zna apartament i potrafi zareagować, kiedy pojawia się problem.
Co w praktyce przejmujemy?
Pełne zarządzanie obejmuje cały proces związany z codziennym funkcjonowaniem nieruchomości. Zajmujemy się przygotowaniem i optymalizacją oferty, sprzedażą w wielu kanałach, m.in. na Airbnb, Booking.com i Vrbo, zarządzaniem dostępnością oraz bieżącym dostosowywaniem cen.
Nie ustawiamy jednej ceny na cały miesiąc i nie zostawiamy kalendarza samemu sobie. Monitorujemy tempo rezerwacji, sezonowość, wydarzenia w Krakowie, długość pobytów i wolne luki pomiędzy rezerwacjami. Celem nie jest wyłącznie wysokie obłożenie, ale możliwie dobry wynik całej nieruchomości.
Po naszej stronie pozostaje również kontakt z gośćmi przed przyjazdem, podczas pobytu i po wyjeździe. Przekazujemy instrukcje, odpowiadamy na pytania i reagujemy na bieżące sytuacje.
Właściciel nie musi organizować tego z innego miasta czy kraju.
Co się dzieje, kiedy w apartamencie pojawia się awaria?
To jedno z pierwszych pytań właścicieli mieszkających poza Krakowem. Rezerwację można obsłużyć zdalnie, ale przeciekającego syfonu, problemu z zamkiem albo niesprawnej pralki nie da się naprawić przez telefon.
Dlatego lokalna obecność jest jednym z najważniejszych elementów zarządzania.
Jeżeli pojawia się problem, najpierw sprawdzamy, co rzeczywiście się wydarzyło. Drobne rzeczy rozwiązujemy na miejscu, a jeżeli potrzebny jest fachowiec, organizujemy odpowiednią osobę lub serwis. Przy większych wydatkach albo pracach mających wpływ na nieruchomość kontaktujemy się z właścicielem i ustalamy zakres działania.
Właściciel zachowuje więc kontrolę nad mieszkaniem, ale nie musi samodzielnie szukać hydraulika w Krakowie, będąc akurat w Londynie czy Berlinie.
Sprzątanie i przygotowanie apartamentu również musi być pod kontrolą
W najmie krótkoterminowym jakość sprzątania ma bezpośredni wpływ na opinie, a opinie wpływają później na sprzedaż.
Dlatego nie traktujemy sprzątania jako przypadkowej usługi zamawianej pomiędzy rezerwacjami. Trzeba wiedzieć, kiedy kończy się poprzedni pobyt, kiedy zaczyna kolejny, ile jest czasu na przygotowanie apartamentu oraz czy po konkretnych gościach potrzebna jest dodatkowa kontrola albo większy zakres prac.
Kontrolujemy również pościel, ręczniki i podstawowe wyposażenie. Przy dużej rotacji pewne rzeczy naturalnie się zużywają i trzeba wychwycić to zanim zauważy to kolejny gość.
Właściciel mieszkający poza Krakowem nie powinien pilnować tego przez telefon. To jest właśnie część naszej pracy na miejscu.
Dlaczego własne zasoby mają dla nas znaczenie?
Duża część jakości w najmie krótkoterminowym powstaje poza samymi portalami rezerwacyjnymi. Gość ocenia nie tylko mieszkanie, ale także czystość, przygotowanie przed przyjazdem, szybkość reakcji na problem i to, czy wszystko działa zgodnie z opisem.
Dlatego kluczowej obsługi nie opieramy na przypadkowych podwykonawcach. Mamy własną organizację pracy, osoby odpowiedzialne za bieżącą obsługę i przygotowanie apartamentów oraz sprawdzonych wykonawców, z którymi współpracujemy przy pracach technicznych i remontowych.
Daje nam to znacznie większą kontrolę nad jakością i szybkością reakcji.
Widać to później przede wszystkim w ocenach gości. To właśnie utrzymywanie wysokiego standardu codziennej obsługi sprawia, że po ocenach należymy do grona najlepiej ocenianych hostów w Krakowie.
Nie osiąga się tego samym dobrym ogłoszeniem. Wysoka ocena powstaje podczas każdego kolejnego pobytu.
Sama obecność na Airbnb czy Booking.com nie jest zarządzaniem
Założenie ogłoszenia jest stosunkowo proste. Prawdziwa praca zaczyna się później.
Apartament trzeba sprzedawać przez cały rok. Zmienia się popyt, sezon, wydarzenia w mieście, długość pobytów oraz zachowanie gości. Różne kanały również mogą zachowywać się inaczej.
Dlatego sprzedaż prowadzimy wielokanałowo, m.in. przez Airbnb, Booking.com i Vrbo, zamiast uzależniać wynik mieszkania od jednego portalu.
Istotne jest również to, jak zarządza się samym kalendarzem. Pełne obłożenie może wyglądać dobrze na wykresie, ale jeżeli większość nocy została sprzedana zbyt tanio, nie oznacza to dobrego wyniku dla właściciela.
Dlatego patrzymy przede wszystkim na końcowy rezultat nieruchomości, a nie tylko liczbę zajętych nocy.
Czy właściciel musi regularnie przyjeżdżać do Krakowa?
Nie.
Mamy wielu właścicieli, którzy mieszkają na stałe poza Krakowem, w tym również za granicą, i nie przyjeżdżają tutaj po to, żeby kontrolować każdą zmianę gości czy organizować kolejne sprzątanie.
Oczywiście mieszkanie nadal należy do właściciela. Może z niego korzystać i może wcześniej blokować swoje pobyty w kalendarzu.
Z punktu widzenia bieżącej działalności jego obecność nie jest jednak potrzebna.
Właściciel powinien znać wynik nieruchomości, najważniejsze koszty oraz sytuacje, które wymagają jego decyzji. Nie powinien natomiast zastanawiać się w sobotę wieczorem, kto pojedzie do mieszkania, bo gość zgłosił problem z ogrzewaniem.
Kontrola nad mieszkaniem bez codziennej pracy
Pełne zarządzanie nie oznacza, że właściciel przestaje wiedzieć, co dzieje się z jego nieruchomością.
Powinno być dokładnie odwrotnie.
Właściciel otrzymuje informacje o wyniku i najważniejszych sprawach związanych z apartamentem. Jeżeli potrzebna jest większa naprawa, zakup wyposażenia albo odświeżenie mieszkania, ustalamy to z nim.
Nie angażujemy go natomiast w każdą drobną sprawę operacyjną.
Ten model szczególnie dobrze sprawdza się przy właścicielach mieszkających za granicą. Oni nadal podejmują decyzje dotyczące swojej inwestycji, ale my odpowiadamy za jej codzienne funkcjonowanie w Krakowie.
Co, jeśli mieszkanie wymaga przygotowania albo remontu?
Nie każdy apartament jest gotowy do uruchomienia najmu krótkoterminowego od pierwszego dnia.
Czasami wystarczy malowanie, wymiana kilku elementów wyposażenia i lekki home staging. W innych przypadkach potrzebne są większe prace.
Również tutaj możemy przejąć organizację.
Współpracujemy z ekipami remontowymi i wykonawcami, dzięki czemu właściciel nie musi przyjeżdżać do Krakowa tylko po to, żeby umawiać malowanie, wymianę oświetlenia czy naprawę łazienki.
Jest to szczególnie ważne przy właścicielach mieszkających za granicą. Mogą zaakceptować zakres prac i budżet, a my koordynujemy wykonanie na miejscu.
Nie oznacza to jednak, że każde mieszkanie trzeba drogo remontować. Najpierw analizujemy nieruchomość i sprawdzamy, co rzeczywiście warto zmienić, żeby poprawić jej potencjał.
Dlaczego odległość ma znaczenie przy wyborze operatora?
Jeżeli właściciel mieszka pięć minut od mieszkania, lubi sam zajmować się gośćmi i chce koordynować sprzątanie, może prowadzić wynajem samodzielnie.
Sytuacja wygląda inaczej, kiedy znajduje się kilkaset kilometrów dalej.
Wtedy przy wyborze operatora warto patrzeć nie tylko na prowizję. Trzeba sprawdzić, jak firma działa w praktyce.
Kto reaguje na awarie? Kto kontroluje sprzątanie? Kto kontaktuje się z gościem? Kto zarządza cenami? Kto pojedzie do apartamentu, kiedy naprawdę trzeba być na miejscu? Kto zauważy, że łóżko, oświetlenie albo inny element wyposażenia wymaga wymiany?
To właśnie na takich sytuacjach najlepiej widać różnicę pomiędzy prowadzeniem profilu na portalu a rzeczywistą opieką nad nieruchomością.
Czy można mieszkać za granicą i wynajmować apartament w Krakowie krótkoterminowo?
Tak. W praktyce robimy to już dla wielu właścicieli.
Część z nich mieszka w innych miastach Polski, a część na stałe poza krajem. Ich nieruchomości normalnie funkcjonują w najmie krótkoterminowym, mimo że sami właściciele nie są na miejscu.
Kluczowa jest lokalna obsługa.
Im dalej mieszka właściciel, tym mniej sensowne staje się samodzielne koordynowanie gości, sprzątania, napraw i kalendarzy. Przy pełnym zarządzaniu właściciel może zajmować się swoją inwestycją na poziomie decyzji i wyniku finansowego, zamiast zarządzać każdą bieżącą sytuacją.
Co sprawdzić przed podpisaniem umowy z operatorem?
Nie każda firma używająca określenia „pełne zarządzanie” oferuje dokładnie ten sam zakres usług.
Warto sprawdzić, kto odpowiada za kontakt z gośćmi, sprzątanie, pranie, problemy techniczne, ceny, dostępność, sprzedaż wielokanałową m.in. na Airbnb, Booking.com i Vrbo oraz przygotowanie apartamentu.
Warto również zapytać, co dzieje się przy awarii i kto fizycznie pojawi się w mieszkaniu, jeżeli sytuacja tego wymaga.
Dla osoby mieszkającej za granicą to często ważniejsze pytanie niż sama wysokość prowizji.
Jeżeli właściciel nadal musi organizować naprawy, szukać osób do sprzątania i pilnować codziennej pracy mieszkania, trudno mówić o pełnym zarządzaniu.
Jak wygląda to w Gio Loft?
Mamy wielu właścicieli mieszkających poza Krakowem, w tym również za granicą. W ich przypadku nasza rola nie sprowadza się do zarządzania rezerwacjami. Po prostu opiekujemy się ich apartamentami na miejscu.
Zajmujemy się przygotowaniem i optymalizacją ofert, sprzedażą w wielu kanałach, m.in. Airbnb, Booking.com i Vrbo, zarządzaniem cenami i kalendarzami, komunikacją z gośćmi, organizacją pobytów, koordynacją sprzątania oraz bieżącym funkcjonowaniem nieruchomości.
Dużą część tej obsługi realizujemy własnymi zasobami, co pozwala nam kontrolować standard i szybko reagować. Nie chcemy budować jakości wyłącznie na sieci przypadkowych podwykonawców, nad którymi nie mamy realnej kontroli.
W razie potrzeby organizujemy również naprawy, a przy większych pracach korzystamy ze sprawdzonych ekip wykonawczych i remontowych.
Wysokie oceny naszych apartamentów są dla nas najlepszym potwierdzeniem, że taki model działa. To właśnie dzięki codziennej kontroli jakości, a nie tylko zarządzaniu rezerwacjami, Gio Loft należy do grona najlepiej ocenianych hostów w Krakowie.
Właściciel może znajdować się setki albo tysiące kilometrów dalej, a apartament nadal funkcjonuje normalnie. On zachowuje kontrolę nad swoją inwestycją, a my opiekujemy się nią na miejscu.
I właśnie tak rozumiemy pełne zarządzanie najmem krótkoterminowym.
Jeżeli masz mieszkanie w Krakowie, ale mieszkasz w innym mieście lub za granicą, zobacz również, jak wygląda nasze zarządzanie najmem krótkoterminowym w Krakowie.
FAQ - najczęstsze pytania
Czy mogę wynajmować mieszkanie krótkoterminowo, mieszkając poza Krakowem?
Tak. Obsługujemy wielu właścicieli mieszkających poza Krakowem, w tym również za granicą. Przy pełnym zarządzaniu ich codzienna obecność w mieście nie jest potrzebna.
Kto zajmuje się awariami w apartamencie?
Posiadamy Złotą Rączkę ale przy większych problemach weryfikujemy na miejscu i w razie potrzeby organizujemy serwis lub odpowiedniego wykonawcę. Zakres prac zawsze uzgadniamy z właścicielem.
Czy właściciel musi sam organizować sprzątanie?
Nie. Przy pełnym zarządzaniu organizacja i kontrola przygotowania apartamentu pomiędzy pobytami pozostaje po naszej stronie.
Na jakich portalach sprzedawany jest apartament?
Sprzedaż prowadzimy wielokanałowo, m.in. przez Airbnb, Booking.com i Vrbo, Własnym Systemie Rezerwacji. Nie uzależniamy wyniku nieruchomości wyłącznie od jednego portalu.
Czy właściciel może korzystać ze swojego apartamentu?
Tak. Terminy pobytów właścicielskich można wcześniej zablokować w kalendarzu.
Czy Gio Loft może przygotować mieszkanie do najmu?
Tak. W zależności od stanu nieruchomości możemy zorganizować odświeżenie, wyposażenie, home staging oraz niezbędne prace przed rozpoczęciem sprzedaży.
Dlaczego własne zaplecze operacyjne ma znaczenie?
Pozwala lepiej kontrolować jakość sprzątania, przygotowania apartamentu i szybkość reakcji na bieżące sytuacje. W najmie krótkoterminowym właśnie te elementy mają później bezpośredni wpływ na opinie gości i wynik nieruchomości.
Autor artykułu: Adam, Gio Loft
Odpowiada za rozwój Gio Loft oraz inwestycje, dbając o to, aby współpraca z właścicielami była uporządkowana, przejrzysta i oparta na długoterminowym podejściu
