Najem krótkoterminowy często wygląda bardzo prosto: robimy zdjęcia, zakładamy konto na Airbnb i Booking.com, ustalamy cenę i czekamy na pierwszych gości.
Technicznie rzeczywiście można uruchomić ofertę dość szybko. Problem w tym, że samo opublikowanie apartamentu jest najłatwiejszą częścią całego procesu.
Później zaczynają się pytania. Czy cena nie jest za niska? Dlaczego podobne mieszkanie obok ma więcej rezerwacji? Kto pojedzie na miejsce, gdy gość nie może otworzyć drzwi? Co zrobić, jeśli sprzątanie się opóźni, a kolejna osoba chce wejść wcześniej? Jak rozliczyć prowizje pobrane przez portale?
Dlatego najem krótkoterminowy najlepiej rozpocząć nie od zakładania konta, lecz od spokojnego policzenia i zaplanowania całej operacji.
Najpierw sprawdź, co naprawdę masz
Nie każde mieszkanie w Krakowie powinno być prowadzone w ten sam sposób.
Zabytkowy apartament w kamienicy przy Starym Mieście będzie przyciągał innych gości niż nowoczesne mieszkanie z parkingiem, położone kilka kilometrów od Rynku. Duży lokal z trzema sypialniami może dobrze działać dla rodzin i grup, ale mała kawalerka nie powinna próbować z nim konkurować.
Lokalizacja jest ważna, ale nie rozwiązuje wszystkiego.
Czasem mieszkanie poza ścisłym centrum osiąga bardzo dobre wyniki, ponieważ ma wygodny parking, klimatyzację, balkon albo świetne połączenie komunikacyjne. Z kolei lokal przy Rynku może tracić rezerwacje przez hałas, brak windy lub niepraktyczny układ.
Trzeba uczciwie spojrzeć na nieruchomość i odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Ilu gości rzeczywiście będzie mieszkało w niej wygodnie?
- Czy miejsca do spania są pełnowartościowe?
- Jak wygląda budynek i klatka schodowa?
- Czy gość z walizkami bez problemu dotrze do apartamentu?
- Czy w mieszkaniu jest cicho?
- Co wyróżnia je na tle podobnych ofert?
- Jakie elementy mogą być dla gości problemem?
Nie chodzi o to, aby ukrywać słabsze strony. Lepiej od początku wiedzieć, z czym pracujemy i właściwie ustawić oczekiwania gości.
Policz nie przychód, ale to, co naprawdę zostanie
Na początku łatwo zrobić proste wyliczenie: 500 zł za noc, 20 zajętych dni, czyli 10 000 zł miesięcznie.
Taki rachunek dobrze wygląda, ale niewiele mówi o rzeczywistym wyniku.
Od przychodu trzeba odjąć między innymi prowizje portali, media, internet, sprzątanie, pranie, środki dla gości, naprawy, uzupełnianie wyposażenia, księgowość i ewentualną obsługę operatora.
Do tego cena nie jest stała. Jedna noc może sprzedać się za 350 zł, a inna za 900 zł. Wszystko zależy od terminu, sezonu, wydarzeń w Krakowie i liczby dostępnych ofert.
Nie powinno się również patrzeć wyłącznie na obłożenie.
Apartament może mieć prawie pełny kalendarz, ale zarabiać poniżej swojego potencjału, ponieważ wszystkie wolne terminy były szybko wypełniane przez obniżanie ceny. Więcej rezerwacji nie zawsze oznacza lepszy wynik dla właściciela.
Najważniejsze są trzy rzeczy: średnia cena za noc, realne koszty oraz kwota, która zostaje po całym miesiącu.
Formalności i księgowość trzeba ustawić przed pierwszym gościem
Najem krótkoterminowy to nie tylko rezerwacje i sprzątanie.
Przed rozpoczęciem trzeba sprawdzić aktualne formalności dotyczące obiektu, sposób dokumentowania sprzedaży, wymagania bezpieczeństwa, ubezpieczenie oraz zasady obowiązujące w budynku.
Nie warto opierać się na artykule przeczytanym kilka lat wcześniej. Przepisy i procedury się zmieniają, dlatego aktualne wymagania najlepiej potwierdzić w odpowiednim urzędzie oraz z księgowym, który zna rozliczenia związane z najmem krótkoterminowym.
Księgowość również dobrze ustawić wcześniej.
Airbnb i Booking.com pobierają prowizje, wystawiają własne dokumenty, rozliczają zwroty, anulacje i korekty. Kwota, która wpływa na konto właściciela, nie zawsze jest więc pełną wartością rezerwacji.
Przed uruchomieniem apartamentu trzeba ustalić:
- kto dokumentuje sprzedaż dla gościa,
- jakie raporty pobierać z portali,
- jak rozliczać prowizje Airbnb i Booking.com,
- jak dokumentować zwroty oraz anulacje,
- jakie dokumenty przekazywać księgowej.
Szczególnej uwagi wymagają faktury za prowizje wystawiane przez zagraniczne spółki obsługujące platformy. Nie powinno się ich odkładać do folderu bez wcześniejszego ustalenia sposobu rozliczenia.
Porządkowanie kilku miesięcy rezerwacji po fakcie jest znacznie trudniejsze niż stworzenie prostego systemu od początku.
Zdecyduj, kto ma być Twoim gościem
Apartament przygotowany dla wszystkich najczęściej nie jest idealny dla nikogo.
Para przyjeżdżająca do Krakowa na weekend będzie zwracać uwagę na klimat wnętrza, lokalizację i wygodne łóżko. Rodzina może potrzebować pralki, kuchni i większej ilości miejsca. Gość biznesowy będzie oczekiwał szybkiego internetu, prostego zameldowania oraz spokojnego miejsca do pracy.
Nie oznacza to, że trzeba odrzucać innych gości. Oferta powinna jednak mieć konkretny kierunek.
To właśnie grupa docelowa wpływa na wyposażenie, zdjęcia, opis, liczbę miejsc do spania, minimalną długość pobytu i cenę.
Jeżeli nie wiemy, dla kogo przygotowujemy apartament, trudno później wyjaśnić gościowi, dlaczego powinien wybrać właśnie tę ofertę.
Mieszkanie musi być wygodne w użytkowaniu, nie tylko ładne na zdjęciu
Efektowne wnętrze pomaga zdobyć uwagę, ale samo nie wystarczy.
Goście szybciej zapamiętają niewygodny materac, słaby internet, niedziałający prysznic albo brak zasłon niż drogą lampę czy dekorację nad kanapą.
W apartamencie najważniejsze są podstawy:
- wygodne łóżka,
- dobre materace,
- porządna pościel i ręczniki,
- stabilne Wi-Fi,
- funkcjonalne oświetlenie,
- miejsce na bagaż i ubrania,
- proste urządzenia,
- sprawne zamki,
- czytelne instrukcje.
Wyposażenie powinno być również odporne na częste użytkowanie i możliwe do szybkiego zastąpienia.
Trzeba pomyśleć o sytuacjach, które wcześniej czy później się wydarzą. Gdzie znajduje się zapasowa pościel? Kto wymieni zepsuty czajnik? Co zrobić, gdy gość zatrzaśnie klucz? Kto sprawdzi zgłoszenie dotyczące ogrzewania w niedzielny wieczór?
Właśnie te drobne kwestie później decydują o jakości całej obsługi.
Nie ukrywaj ograniczeń apartamentu
Goście nie oczekują, że każde mieszkanie będzie idealne. Oczekują jednak, że oferta będzie zgodna z rzeczywistością.
Jeżeli w budynku nie ma windy, trzeba o tym napisać. Jeśli łazienka jest niewielka, nie powinno się fotografować jej w sposób sugerujący znacznie większą przestrzeń. Jeżeli sypialnia wychodzi na ruchliwą ulicę, gość powinien wiedzieć o tym przed dokonaniem rezerwacji.
Uczciwy opis nie zmniejsza sprzedaży. Pomaga przyciągnąć osoby, dla których dane ograniczenie nie będzie miało większego znaczenia.
Znacznie gorsza jest sytuacja, w której gość czuje, że został wprowadzony w błąd. Nawet dobrze przygotowany pobyt może wtedy zakończyć się słabszą oceną.
Zdjęcia i opis muszą opowiadać o konkretnym miejscu
Na Airbnb i Booking.com gość przegląda wiele podobnych ofert. Najpierw widzi zdjęcie główne, cenę, ocenę i nazwę. Dopiero później decyduje, czy chce zobaczyć resztę.
Zdjęcia powinny być estetyczne, ale prawdziwe. Muszą pokazywać układ mieszkania, miejsca do spania, łazienkę, kuchnię oraz najważniejsze cechy apartamentu.
Opis nie powinien być samą listą urządzeń.
Gość chce przede wszystkim wiedzieć:
- jak daleko jest do centrum,
- czy będzie cicho,
- dla ilu osób apartament jest naprawdę wygodny,
- jak wygląda wejście i zameldowanie,
- gdzie można zaparkować,
- dlaczego warto wybrać właśnie to miejsce.
Dobry opis nie musi być długi. Powinien być konkretny, uczciwy i napisany normalnym językiem.
Cena musi zmieniać się razem z rynkiem
Ustawienie jednej ceny na cały rok prawie zawsze oznacza utratę części przychodu.
Kraków żyje wydarzeniami, sezonem, weekendami, świętami, koncertami i konferencjami. Cena, która jest właściwa w spokojny listopadowy wtorek, może być zdecydowanie za niska podczas dużego wydarzenia.
Z drugiej strony zbyt wysoka cena ustawiona bez analizy może pozostawić pusty termin.
Ceny trzeba obserwować i regularnie korygować. Znaczenie mają sezon, dzień tygodnia, wydarzenia, dostępność konkurencji, długość pobytu oraz liczba dni pozostałych do przyjazdu.
Nie chodzi o to, aby sprzedać każdą noc za wszelką cenę. Chodzi o właściwą rezerwację, w odpowiednim terminie i za cenę dopasowaną do potencjału apartamentu.
Nowe konto potrzebuje czasu
Nowy apartament nie zaczyna z takiej samej pozycji jak oferta, która działa od kilku lat i ma dziesiątki pozytywnych opinii.
Nowe konto nie ma jeszcze historii rezerwacji, ocen ani widoczności wypracowanej na portalu. Dlatego pierwsze tygodnie i miesiące są okresem budowania zaufania.
W tym czasie szczególnie ważne są pierwsze pobyty, szybka komunikacja, dobre przygotowanie mieszkania oraz zgodność oferty z rzeczywistością.
Czasem trzeba zmienić zdjęcie główne, poprawić opis, dostosować cenę albo inaczej ustawić minimalną długość pobytu. To normalny proces.
Błędem jest natomiast oczekiwanie, że nowa oferta od pierwszego miesiąca osiągnie wyniki apartamentu działającego od kilku lat.
Nie warto też rozkręcać jej wyłącznie bardzo niskimi cenami. Takie rezerwacje mogą szybko wypełnić kalendarz, ale nie zawsze pomagają budować właściwą pozycję i przyciągać gości dopasowanych do standardu nieruchomości.
Kto będzie dostępny dla gościa?
Najem krótkoterminowy działa przez siedem dni w tygodniu.
Gość może nie potrafić otworzyć drzwi późnym wieczorem. Może zgubić klucz, zgłosić awarię albo napisać w niedzielę rano, że nie ma ciepłej wody.
Przed rozpoczęciem trzeba wiedzieć, kto:
- odpowiada na wiadomości,
- organizuje sprzątanie,
- kontroluje mieszkanie po wyjeździe,
- reaguje na awarie,
- kontaktuje się z administracją,
- rozwiązuje sprawy związane ze szkodami i reklamacjami.
Samo wysłanie kodu do drzwi nie jest jeszcze obsługą gościa.
Najlepsza obsługa często pozostaje niezauważona. Gość otrzymuje informacje na czas, bez problemu wchodzi do mieszkania, zastaje wszystko przygotowane i szybko dostaje pomoc, kiedy jej potrzebuje.
Sprzątanie powinno obejmować również kontrolę
Sprzątanie to nie tylko zmiana pościeli i umycie łazienki.
Pomiędzy pobytami ktoś powinien sprawdzić, czy działają urządzenia, zamki, klamki, piloty i oświetlenie. Trzeba również zwrócić uwagę na brakujące wyposażenie, drobne uszkodzenia oraz pierwsze ślady usterek.
Osoba przygotowująca apartament często jako pierwsza widzi cieknący kran, poluzowaną klamkę albo uszkodzone krzesło.
Jeżeli problem zostanie zauważony od razu, można go rozwiązać przed przyjazdem kolejnego gościa. Jeżeli nikt go nie sprawdzi, niewielka usterka może skończyć się reklamacją i negatywną opinią.
Najem krótkoterminowy nie musi oznaczać szybkiego zużycia mieszkania. Wymaga jednak regularnej kontroli i reagowania wtedy, gdy problem jest jeszcze mały.
Jeden apartament można prowadzić samodzielnie. Przy kolejnych robi się trudno
Przy jednym mieszkaniu właściciel często jest w stanie sam odpowiadać na wiadomości, zmieniać ceny, organizować sprzątanie i reagować na problemy.
Ma to sens szczególnie wtedy, gdy mieszka blisko, ma elastyczny czas i chce osobiście zajmować się gośćmi.
Przy drugim lub kolejnym apartamencie sytuacja szybko się komplikuje.
W jednym miejscu sprzątanie się przedłuża. W drugim gość prosi o wcześniejsze zameldowanie. W trzecim pojawia się awaria. W tym samym czasie trzeba odpowiadać na wiadomości, pilnować cen, rozliczeń, zakupów i uzupełniania wyposażenia.
Problemem nie jest sama liczba rezerwacji. Problemem jest to, że wiele rzeczy wydarza się jednocześnie.
Przy kilku apartamentach potrzebny jest już zespół, procedury, zaplecze techniczne i narzędzia do zarządzania kalendarzami. Jeden apartament może być dodatkowym zajęciem. Kilka staje się codzienną operacją.
Do Gio Loft często trafiają właściciele, którzy najpierw próbowali sami
Zgłasza się do nas sporo właścicieli posiadających jedno lub dwa mieszkania. Wielu z nich na początku prowadziło najem samodzielnie.
Nie zawsze chodzi o poważne błędy. Najczęściej po prostu okazuje się, że obsługa zajmuje znacznie więcej czasu, niż zakładali.
Czasem właściciel trafia do nas już z ofertą, która ma historię opinii. Z komentarzy gości wynika, że problemem nie było samo mieszkanie, lecz elementy obsługi: niejasna instrukcja wejścia, opóźnione przygotowanie apartamentu, brak szybkiej reakcji lub drobna usterka, której nikt wcześniej nie zauważył.
Taką ofertę można poprawić, ale odbudowanie oceny wymaga czasu.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku apartamentów i domów premium, które stanowią główną część kolekcji Gio Loft.
Gość płacący wyższą cenę ma również wyższe oczekiwania. Chce mieć pewność, że apartament będzie idealnie przygotowany, urządzenia będą działały, a pomoc będzie dostępna wtedy, gdy pojawi się problem.
Nawet niewielkie niedopatrzenie może zostać ocenione surowiej, jeżeli pobyt kosztował znacznie więcej niż przeciętna oferta.
Negatywna opinia zostaje później na profilu. Czytają ją kolejne osoby i część z nich rezygnuje z rezerwacji jeszcze przed dokonaniem płatności.
Dla właściciela oznacza to nie tylko niższą ocenę. Może oznaczać mniejsze obłożenie, presję na obniżenie ceny oraz utratę gości, którzy byli gotowi zapłacić więcej za pewny standard.
W przypadku apartamentu premium wyprostowanie złej opinii wymaga wielu kolejnych, bardzo dobrze przygotowanych pobytów.
Czy samodzielna obsługa naprawdę jest tańsza?
Właściciel powinien odpowiedzieć sobie na jedno ważne pytanie: czy samodzielne prowadzenie rzeczywiście opłaca się bardziej niż prowizja przekazywana operatorowi?
Prowizję łatwo zobaczyć w miesięcznym rozliczeniu. Koszt własnego czasu jest mniej widoczny.
Do porównania trzeba wliczyć wiadomości od gości, wieczorną i weekendową dostępność, organizację sprzątania, prania, napraw, zakupy, dojazdy oraz rozliczenia.
Trzeba też uwzględnić koszt błędów: zbyt niskich cen, pustych terminów, opóźnionej reakcji albo słabej opinii, która przez kolejne miesiące może odstraszać gości.
Samodzielna obsługa jednego apartamentu może mieć sens. Jeżeli jednak zaczyna przypominać drugi etat, trzeba policzyć nie tylko koszt operatora, ale również to, ile właściciel traci, próbując wykonywać wszystko samemu.
Jak zrobić pierwszy krok?
Nie zaczynaj od nazwy apartamentu ani ceny ustawionej na portalu.
Najpierw sprawdź, czy ten model będzie opłacalny, czego potrzebuje nieruchomość i kto weźmie odpowiedzialność za jej codzienne funkcjonowanie.
Jeżeli posiadasz mieszkanie lub dom w Krakowie i rozważasz najem krótkoterminowy, możemy przyjrzeć się jego lokalizacji, standardowi i możliwościom.
Na tej podstawie ocenimy, czy nieruchomość pasuje do starannie wybranej kolekcji Gio Loft.
FAQ - najczęstsze pytania właścicieli
Czy każde mieszkanie w Krakowie nadaje się do najmu krótkoterminowego?
Nie. Duże znaczenie mają lokalizacja, układ, standard, liczba miejsc do spania, koszty prowadzenia oraz konkurencja w okolicy. Zdarza się, że dobrze przygotowane mieszkanie poza ścisłym centrum osiąga lepsze wyniki niż przeciętna oferta blisko Rynku.
Czy jeden apartament można prowadzić samodzielnie?
Tak. Przy jednym mieszkaniu jest to często możliwe, szczególnie gdy właściciel mieszka blisko, ma elastyczny czas i może szybko reagować na wiadomości, sprzątanie oraz usterki.
Trzeba jednak pamiętać, że najem krótkoterminowy wymaga dostępności również wieczorami, w weekendy i podczas świąt.
Kiedy samodzielna obsługa zaczyna być trudna?
Najczęściej wtedy, gdy właściciel prowadzi więcej niż jeden apartament albo nie może regularnie pojawiać się na miejscu.
Przy kilku nieruchomościach przyjazdy, wyjazdy, sprzątanie, wiadomości i awarie zaczynają nakładać się na siebie. Wtedy potrzebny jest już zespół, procedury i sprawny system zarządzania.
Jak długo rozkręca się nowa oferta na Airbnb lub Booking.com?
Nie ma jednej odpowiedzi dla każdego apartamentu.
Nowa oferta potrzebuje czasu na zdobycie pierwszych rezerwacji, opinii oraz widoczności na portalach. Na tempo wpływają między innymi lokalizacja, standard, zdjęcia, cena, sezon i jakość pierwszych pobytów.
Właściciel nie powinien zakładać, że nowe konto od pierwszego miesiąca osiągnie wyniki apartamentu działającego od kilku lat.
Czy na początku warto mocno obniżyć ceny?
Cena startowa może pomóc zdobyć pierwsze rezerwacje, ale nie powinna być przypadkowo niska.
Zbyt duże obniżki mogą przyciągnąć gości niedopasowanych do standardu nieruchomości i utrudnić późniejsze podnoszenie cen. Celem powinno być zdobycie dobrych opinii bez niepotrzebnego obniżania wartości apartamentu.
Czy negatywną opinię można naprawić?
Tak, ale wymaga to czasu i kolejnych bardzo dobrze przygotowanych pobytów.
W przypadku apartamentów premium ma to szczególne znaczenie. Goście płacący wyższą cenę mają większe oczekiwania i dokładniej analizują wcześniejsze komentarze. Jedna słaba opinia może wpływać na decyzje kolejnych osób, obłożenie oraz możliwą cenę za noc.
Ile kosztuje profesjonalna obsługa najmu krótkoterminowego?
Najczęściej wynagrodzenie operatora jest ustalane jako procent przychodu apartamentu. Sam procent nie powinien jednak być jedynym kryterium wyboru.
Warto sprawdzić, co dokładnie obejmuje obsługa, kto odpowiada za gości, ceny, sprzątanie, usterki, kontrole oraz rozliczenia. Tańsza oferta nie zawsze oznacza lepszy wynik dla właściciela.
Czy samodzielne prowadzenie jest zawsze bardziej opłacalne?
Nie zawsze.
Do porównania należy wliczyć nie tylko prowizję operatora, lecz także własny czas, dostępność, dojazdy, organizację sprzątania, naprawy, rozliczenia i ryzyko błędów.
Prowizja jest widoczna w rozliczeniu. Koszt utraconych rezerwacji, źle ustawionych cen albo słabej opinii często pozostaje mniej oczywisty.
Kiedy warto skorzystać z profesjonalnego operatora?
Najczęściej wtedy, gdy właściciel mieszka poza Krakowem, posiada kilka nieruchomości, nie chce pozostawać stale dostępny dla gości albo zależy mu na kompleksowej obsłudze cen, rezerwacji, sprzątania i stanu technicznego apartamentu.
Dobra współpraca powinna oszczędzać czas właściciela, chronić nieruchomość i jednocześnie wspierać jej wynik finansowy.
Autor artykułu: Adam, Gio Loft
Odpowiada za rozwój Gio Loft oraz inwestycje, dbając o to, aby współpraca z właścicielami była uporządkowana, przejrzysta i oparta na długoterminowym podejściu
